1.0 – Manylion cyswllt a hunaniaeth

Cymdeithas Tai elusennol dielw yw Bro Myrddin, sy’n gweithio i ddarparu amrywiaeth o wasanaethau tai i’n preswylwyr a rhanddeiliaid eraill.

Lleolir ein Prif Swyddfa yn:

Plas Myrddin, Heol Myrddin, Caerfyrddin, SA31 1RU

Rhif cyswllt: 01267 232714

E-bost: [email protected]

Swyddog Diogelu Data

Enw: Rhodri Jones

Rhif cyswllt: 01267 232714

E-bost: [email protected]

2.0 – Pwrpas y Rhybudd Preifatrwydd

Mae’r Rhybudd Preifatrwydd yma yn ymwneud â Chymdeithas Tai Bro Myrddin ac yn amlinellu’r wybodaeth rydym yn cadw amdanoch chi a sut rydym yn casglu ein data personol.  Mae’r rhybudd preifatrwydd yn hysbysu preswylwyr, ymgeiswyr, gweithwyr, aelodau’r bwrdd a’r cyhoedd am ba ddata a gasglir a sut caiff ei reoli gan y Gymdeithas.

3.0 – Gwybodaeth gallwn dal amdanoch chi a sut yr ydym yn ei ddefnyddio

Mae Cymdeithas Tai Bro Myrddin yn ymrwymo i rwymedigaeth gytundebol a’i phreswylwyr ar ôl cwblhau cytundeb tenantiaeth. Wrth arwyddo’r cytundeb tenantiaeth, mae’n ofynnol i Gymdeithas Tai Bro Myrddin prosesu data er mwyn gweithredu’r contract. Mae yna sail gyfreithiol arall ar gyfer prosesu, sef gofynion deddfwriaeth Tai, y Ddeddf Cydraddoldeb ac Amrywiaeth, a Chyfraith Cyflogaeth.

Mae’n ofynnol i ni dderbyn y wybodaeth ganlynol wrthoch chi:

  • Enw llawn (prawf adnabod – trwydded teithio, trwydded gyrru, tystysgrif geni)
  • Manylion Cyswllt – rhif ffôn / e-bost
  • Rhif Yswiriant Gwladol
  • Dyddiad Geni
  • Cenedligrwydd
  • Rhyw
  • Ffotograffau
  • Delweddau CCTV

Hefyd, rydym yn casglu a phrosesu’r wybodaeth ganlynol am ein preswylwyr, cyn preswylwyr a darpar breswylwyr:

  • Aelodau’r cartref – Enw llawn, Dyddiad Geni, Oedran, Rhyw, Perthynas i’r ymgeisydd
  • Cyfeiriad presennol, cyfeiriadau blaenorol a dewisiadau cyfathrebu
  • Cyflyru iechyd corfforol
  • Cyflyru iechyd meddyliol
  • Anableddau, materion symudedd, anawsterau dysgu
  • Manylion meddyginiaeth
  • Manylion iechyd, cymorth ac ymddygiad eraill, gan gynnwys problemau alcohol a chyffuriau, euogfarnau troseddol a throseddau, manylion prawf.
  • Manylion ariannol, gan gynnwys cyflogaeth gyfredol, budd-daliadau, manylion cyfrif banc, dyled, incwm, pensiwn, gwariant.
  • Dosbarthiadau arbennig o ddata, gan gynnwys hunaniaeth rhyw, statws priodasol, crefydd, cyfeiriadedd rhywiol, grŵp ethnig ac anghenion cymorth.
  • Data personol plant, sy’n cynnwys eu henw llawn, oedran a Dyddiad Geni, gall cael ei ddal fel rhan o’r cytundeb tenantiaeth.  

Mae’r wybodaeth rydym angen o ymgeiswyr potensial, aelodau bwrdd a gweithwyr yn cynnwys y canlynol:

  • Gwybodaeth recriwtio, gan gynnwys cyfeiriadau, gohebiaethau, gwiriadau hawl i weithio a dogfennau cysylltiedig, cymwysterau, hyfforddiant
  • Cysylltiadau brys
  • Manylion cyflogaeth, gan gynnwys dyddiad cychwyn, termau cytundebol, teitl swydd, manylion cyflogaeth flaenorol.
  • Manylion banc a chyflogresi
  • Buddion tâl – cynlluniau pensiwn, cynlluniau cymhelliant a threuliau
  • Gwyliau, absenoldebau salwch, gwybodaeth feddygol, gwyliau teulu (mamolaeth a thadogaeth)
  • Materion disgyblaethol, ymddygiad a chwynion
  • Dosbarthiadau arbennig o ddata personol ar gyfer gyfleoedd cyfartal ac amrywiaeth, gan gynnwys iechyd, credoau crefyddol, bywyd rhywiol neu gyfeiriadedd rhywiol, aelodaeth undeb llafur, ethnigrwydd.
  • Euogfarnau troseddol a throseddau.

4.0 – Ffynhonnell data personol

Gall Cymdeithas Tai Bro Myrddin gasglu eich data personol yn uniongyrchol oddi wrthych chi drwy ddefnyddio amryw o ddulliau:

  • Cais am denantiaeth a chyfle cyflogaeth wedi’i wneud trwy’r ffôn, e-bost neu ymweld â’r dderbynfa
  • Cyfweliad wyneb i wyneb cyn-tenantiaeth
  • Cais trwy ein porth cyflogaeth ar-lein.

Fedrir casglu data personol o sefydliadau trydydd parti a ffynonellau allanol pan wnewch gais am denantiaeth trwy’r Cyngor. Gall fwy o wybodaeth eu casglu o ffynonellau sydd ar gael i’r cyhoedd gan gynnwys cyfryngau cymdeithasol a chyfeiriadau gan gyflogwyr cyfredol a blaenorol.

Mewn rhai achosion, gellir darparu data personol am rywun arall sy’n cynnwys manylion cyswllt argyfwng, perthynas agosaf a manylion am aelodau eraill o’r cartref. Ystod yr achos yma, a fynnir i chi hysbysu’r unigolyn bod y data personol a rennir yn cael eu rhannu â Chymdeithas Tai Bro Myrddin. Hefyd, rhaid i chi roi ein manylion cyswllt iddynt a’i hysbysu i gysylltu â’r Gymdeithas os oes ganddynt ymholiadau ynghylch sut y byddwn yn defnyddio eu data personol.

5.0 – Pam rydym ni’n casglu data personol

Gallai’r sail gyfreithlon ar gyfer prosesu eich data personol fod ar gyfer un o’r canlynol:

  • Ar gyfer perfformiad contract;
  • Yn ein diddordeb cyfreithlon;
  • Fel rhwymedigaeth gyfreithiol.

Rydym ni’n casglu a phrosesu data personol er mwyn eich darparu a gwasanaethau tenantiaeth a thai, ac am berfformiad a chynhaliaeth eich cytundeb tenantiaeth. Hefyd, cesglir data personol at weinyddiaeth eich contract cyflogaeth a chontract am wasanaethau.

Yn ogystal â’r uchod, cesglir eich data personol am y pwrpasau canlynol:

  • I rheoli tenantiaeth
  • I ddarparu gwasanaethau
  • I teilwra gwasanaethau
  • I wasanaethu anghenion unigol
  • I rheoli cyflogaeth yn y busnes
  • I brosesu taliadau
  • Am bwrpas Iechyd a Diogelwch
  • I adnabod gwasanaethau buddiol arall i breswylwyr
  • I brosesu eich cais tenantiaeth neu am bwrpas recriwtio
  • Er mwyn cadarnhau eich hunaniaeth
  • Er mwyn cysylltu â chi pan fydd angen
  • I’ch hysbysu am wasanaethau arall, efallai y bydd o ddiddordeb i chi
  • Ymchwilio i doriadau, o ran eich tenantiaeth neu gontractau cyflogaeth
  • Er mwyn rheoli contractau cyflogaeth ac yn ein diddordeb cyfreithlon, i ddadansoddi tâl a budd-daliadau, gwneud penderfyniadau ynghylch iawndal priodol, sicrhau gweithrediad busnes effeithlon, rheoli perfformiad, sicrhau hyfforddiant a chymwysterau priodol, i reoli disgyblu, cwyno ac absenoldebau, asesu gallu gweithredol.
  • Er mwyn rheoli eich cytundeb tenantiaeth ac yn ein diddordeb cyfreithlon, wrth sicrhau bod gwaith cynnal a chadw, ac atgyweiriadau yn cael ei gwblhau, sicrhau bod eich manylion wedi’u diweddaru ag amryw o gwmnïau cyfleustodau, rheoli ôl-ddyledion rhent.
  • Cydymffurfio â deddfwriaeth a rheoleiddio perthnasol.
  • Fel rhwymedigaeth gyfreithlon a diddordeb cyfreithlon Cymdeithas Tai Bro Myrddin, a fynnir data personol am blant i asesu anghenion preswylwyr ac i sicrhau nad yw eiddo’n orlawn.  Hefyd, mae’n ofynnol i gadw data personol am blant os oes achosion diogelu neu les.
  • I gyrraedd ein rhwymedigaethau cyfreithiol, megis y rhai sy’n ymwneud â chydraddoldeb ac amrywiaeth, iechyd a diogelwch a diogelu.
  • Helpu atal a chanfod trosedd ac erlyn troseddwyr.
  • At ddibenion hyfforddi a monitro, caiff galwadau ffôn ei recordio.
  • Daliwyd delweddau CCTV ym mhrif Swyddfa’r Gymdeithas ac amryw o ystadau ar gyfer atal a chanfod troseddau, monitro Ymddygiad Gwrthgymdeithasol ac ymchwiliadau â’r heddlu.  

6.0 – Pwy rydym yn rhannu eich data personol gyda

O bryd i bryd, gall fod yn ofynnol i Gymdeithas Ta Bro Myrddin rhannu eich data personol ag amryw o sefydliadau trydydd parti. Rhannir data personol pan fo tir cyfreithiol o dan y rheoliad diogelu data i wneud hynny. Hefyd, mae rhannu data personol yn hanfodol i gwrdd a chydymffurfio â’n rhwymedigaethau cytundebol a lle’n briodol, ein diddordebau cyfreithlon.  

Mae rhannu data personol yn medru cynnwys y canlynol:

  • Contractwyr ac isgontractwyr sydd yn cwblhau amryw o wasanaethau cynnal a chadw, ac adeiladu ar eich rhan. Mae’n ofynnol i holl gontractwyr ac isgontractwyr arwyddo a chydymffurfio ag ein cytundebau rhannu data.
  • Cwmnïau cyfleustodau – manylion am breswylwyr newydd. Manylion a chyfeiriadau ailgyfeirio am gyn preswylwyr ag ôl-ddyledion rhent.
  • Rennir manylion am breswylwyr sydd wedi gadael ag ôl-ddyledion rhent ag Asiantaeth Casglu Dyled y Gymdeithas.
  • Gellir rhannu data personol ag adrannau llywodraeth, cynghorau, ein rheolydd ac archwilwyr, ac endidau cyfreithiol arall lle bod rhwymedigaeth gyfreithiol i rannu eich data personol.  
  • Gellir rhannu data personol â chyfreithwyr, broceriaid yswiriant ac ymgynghorwyr ariannol.
  • Asiantaethau gwirio credyd ar gyfer adnabod twyll.

7.0 – Y cyfnod fyddwn yn storio eich gwybodaeth personol

Yn ystod cyfnod ein perthynas â chi yn unig fyddwn am gynnal eich cofnodion ac am gyfnod penodol ar ôl ni, i ganiatáu inni gwrdd â’n rhwymedigaethau cyfreithlon, gan gynnwys datrys materion dilynol rhyngom ni.

Amrywir cyfnodau cadw data, wrth ddibynnu ar y math o ddata personol a’r dibenion ar gyfer prosesu’r data.

Am fwy o wybodaeth ar ein hamserlen cadw data, cysylltwch â [email protected]

8.0 – Eich hawliau

Yn ôl Rheoliad Gwarchod Data Cyffredinol a Deddfwriaeth Diogelu Data’r DU, mae gennych chi nifer o hawliau cyfreithlon yn ymwneud â’ch data personol a ddeliwn.

Maent yn cynnwys y canlynol:

  • Eich hawl i gais fynediad at wybodaeth: Gallwch wneud cais yng nghyfreithlon i dderbyn gwybodaeth benodol am sut rydym yn defnyddio eich data personol, derbyn copi o’r data personol y ydym yn cadw amdanoch chi, a gwirio ein bod yn prosesu eich data personol yn gyfreithlon. Os gwneir cais, ni chodir tâl ac anelwn at ymateb i’ch cais o fewn 30 diwrnod calendr. Wrth ymateb i’ch cais mynediad at wybodaeth, yn gyntaf, gofynnwn ichi gadarnhau eich hunaniaeth wrth ddarparu un o’r canlynol: trwydded teithio, trwydded gyrru. Os rydym yn dal gwybodaeth amdanoch chi, pharatown ddisgrifiad o’r data a ddarparwn gopi o’r data personol gofynnwyd amdano mewn ffurf ddarllenadwy neu ffurflen electronig a ddefnyddir gan amlaf i chi.
  • Eich hawl i ofyn bod data anghyflawn ac anghywir yn cael ei ddiweddaru’n briodol.
  • Eich hawl i ofyn i ni ddileu’r data personol rydym yn dal amdanoch chi os nad ydych yn dymuno defnyddio ein gwasanaethau, aros fel gweithiwr / aelod bwrdd neu os nad oes cyfiawnhad i ni gadw eich data personol.  
  • Eich hawl i wrthwynebu i ni brosesu eich data personol os na allwn brofi rheswm argyhoeddiadol am y prosesu.
  • Eich hawl i ofyn i ni gyfyngu prosesu os ydy cywirdeb y data personol yn eich pryderi neu fod y brosesu’n anghyfreithlon.
  • Eich hawl i hygludedd data a chais i drosglwyddo eich data personol i chi neu trydydd parti arall mewn fformat strwythuredig cytunedig.

Os hoffech chi ymarfer unrhyw un o’r hawliau uchod, cysylltwch â ni yn ysgrifenedig i Blas Myrddin, Heol Myrddin, Caerfyrddin, SA31 1RU

E-bost: [email protected]

Os ddymunwch wneud cwyn i’r Swyddfa Comisiynydd Gwybodaeth ar sut rydym yn casglu a phrosesu ein data, gallwch wneud hyn trwy gysylltu â’i Swyddfa yn Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF. Ffôn 0303 123 1113 neu 01625 545745.